13 ฟังก์ชั่นใน ERP
- Boom
- 18 ก.พ. 2567
- ยาว 3 นาที
อัปเดตเมื่อ 16 เม.ย. 2567
Modules ของ ERP System คืออะไร ?
หากเปรียบระบบ ERP เป็นกล่องเครื่องมือ module ต่าง ๆ ก็คือ ไขควง ประแจและค้อน ในกล่องเครื่องมือที่ต่างก็มีประโยชน์ในการใช้งานที่ต่างกัน ERP Module แต่ละตัวถูกออกแบบขึ้นเพื่อ support กระบวนการทำงานต่าง ๆ ในหน้างานที่พนักงานทำอยู่เป็นประจำ และความพิเศษคือ module ทุก ๆ ตัวจะมีชุดข้อมูลที่เชื่อมต่อกับระบบ ERP ทำให้ระบบมีแหล่งข้อมูลที่แม่นยำ แม้ว่าจะมีการเพิ่ม module ใหม่ ๆ ขึ้นมาก็ตาม
Modules ของ ERP System จะช่วยขับเคลื่อนธุรกิจอย่างไร?
Module ของ ERP นั้นออกแบบมาเพื่อสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการของธุรกิจ และนี่คือเหตุผลสำคัญที่ทำให้ software ตัวนี้เป็นที่นิยมอย่างแพร่หลาย หลาย ๆ องค์กรสามารถเลือกซื้อ module ที่เกี่ยวข้องกับโมเดลธุรกิจ รูปแบบการทำงาน และความท้าทายขององค์กร จากนั้นค่อยเพิ่ม ERP modules เข้าไปเพื่อจัดการปัญหากับความต้องการหรือความท้าทายใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นในองค์กร
ความสวยงามของ ERP software คือ องค์กรสามารถเพิ่มฟังก์ชั่นการทำงานอื่น ๆ เพิ่มเติมได้ในขณะที่ฐานระบบเหล่านี้ยังคงอยู่ ทำให้ไม่มีความจำเป็นที่จะต้องสร้างระบบ ERP ใหม่ ๆ มาใช้ เพราะระบบใช้เวลาดำเนินการสร้างนาน ในขณะที่ความต้องการมีการปรับเปลี่ยนเรื่อย ๆ ฉะนั้นว่าองค์กรควรเลือก vendor ที่มี module ให้เลือกอย่างหลากหลาย
ERP Vendor คิดเงินค่าระบบในแต่ละ Module อย่างไร?
จริง ๆ แล้วมีปัจจัยที่กว้างมากที่มีผลต่อการจัดซื้อระบบ ERP และดูว่า Module ใดที่ vendor ควรจะมีการคิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม โดยปกติแล้วฟังก์ชั่นเกี่ยวกับด้านการเงินจะเป็นฟังก์ชั่นหลักที่มักถูกรวมไปอยู่ในค่า package พื้นฐาน ในขณะที่ feature อื่น ๆ อย่างเช่น CRM หรือ HRM อาจจะมีการคิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ซึ่งบางข้อเสนออาจจะมีการมัดรวม module ต่างๆ ตามประเภทของอุตสาหกรรม ยกตัวอย่างเช่น สายการผลิตอาจจะต้องการ package เกี่ยวกับพวก supply chain management เข้ามารวมอยู่ด้วย หรือธุรกิจประเภทค้าปลีกอาจจะต้องการ package เกี่ยวกับการค้าขาย (commerce) ซึ่ง vendor ที่ดูแลเรื่อง on-premises ERP มักจะคำนวณค่าใช้จ่าย license ล่วงหน้าต่อหนึ่ง user ในขณะที่ vendor ที่ดูระบบแบบ software-as-a-service (SaaS) จะคิดค่าใช้จ่ายต่อ license แบบหลาย ๆ ตัวเลือก ทั้งแบบราย user แบบรายเดือนและแบบรายปี และในบางกรณีอาจมีคิดค่าธุรกรรมเพิ่มเติมอีกด้วย (transaction)
ERP modules และ feature ต่าง ๆ ทั้ง 13 แบบ
1. การเงิน
Module เกี่ยวกับเรื่องการเงินและการบัญชี เป็น module ที่สำคัญที่สุด เพราะจะทำให้ธุรกิจเข้าใจถึงสถานะทางการเงินปัจจุบันและแนวโน้มการเงินในอนาคตได้ feature เด่นของ module นี้ได้แก่ ติดตามบัญชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable: AP) บัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable: AR) และการบริหารจัดการสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (general ledger) นอกจากนี้ยังสามารถสร้างและจัดเก็บเอกสารทางบัญชีที่สำคัญ ๆ เช่นบัญชีงบดุล ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี
Module นี้ยังช่วยทำให้งานต่าง ๆ มีความเป็นอัติโนมัติมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็น การวางบิล การชำระเงินของผู้จัดจำหน่าย การจัดการเงินสด และการกระทบยอดบัญชี ซึ่งช่วยให้แผนกการเงินสามารถปิดยอดต่าง ๆ ได้เรียบร้อย ทันเวลาและเป็นไปตามการรับรู้รายได้ตามมาตรฐานที่ควรจะเป็น และ module นี้ยังมีข้อมูลที่ช่วยวางแผนทางการเงินและวิเคราะห์ความต้องการของพนักงานในการเตรียมรายงานสำคัญต่าง ๆ เช่น รายงานงบกำไรขาดทุนและรายงานสำหรับการประชุม เพื่อที่จะสามารถสำรวจภาพอนาคตที่จะเกิดขึ้นได้อย่างทันท่วงที
2. การจัดซื้อจัดจ้าง
Module นี้จะช่วยให้องค์กรมีความมั่นใจในการเลือกซื้ออุปกรณ์หรือผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ เพื่อนำมาผลิตหรือขาย องค์กรต่าง ๆ จะสามารถเก็บข้อมูลรายชื่อของ vendor ต่าง ๆ ใน module นี้และเชื่อมโยงข้อมูลเข้ากับรายการอุปกรณ์ต่าง ๆ ซึ่งทำให้เกิด การบริหารความสัมพันธ์คู่ค้า (SRM) นอกจากนี้ feature นี้จะช่วยให้ขั้นตอนตั้งแต่การขอใบเสนอราคา การติดตาม และการวิเคราะห์ใบเสนอราคาต่างๆ ทำงานเป็นอัติโนมัติขึ้น
เมื่อองค์กรยืนยันใบเสนอราคาเรียบร้อยแล้ว module นี้จะช่วยให้แผนกจัดซื้อ จัดเตรียมและส่งใบสั่งซื้อ โดยสามารถติดตามได้ว่าใบสั่งซื้อนี้ได้มีการเปลี่ยนเป็นใบสั่งขายและมีการจัดส่งออกไปแล้วหรือยัง พร้อมยังช่วยอัพเดทระดับสินค้าคงคลังเมื่อ order จัดส่งเป็นที่เรียบร้อย
3. การผลิต
Module ยุคแรกเริ่มของระบบ ERP คือระบบที่ช่วยในการวางแผนความต้องการวัตถุดิบ (material requirements planning : MRP) ที่ถูกออกแบบขึ้นสำหรับผู้ผลิต และยังคงเป็นคุณลักษณะเด่นของระบบ ERP โดยปัจจุบันระบบ ERP จะมีระบบการจัดการการผลิตหรือระบบการดำเนินการผลิต (Manufacturing Execution System : MES))
ซึ่ง Module นี้จะช่วยให้ผู้ผลิตสามารถวางแผนการผลิตและสร้างความมั่นใจว่าเตรียมทุกอย่างไว้พร้อมแล้วเพื่อให้เริ่มการผลิตได้ ยกตัวอย่างเช่น วัสดุตั้งต้นในการผลิตและกำลังการผลิตของเครื่องจักร และในระหว่างขั้นตอนการผลิต module นี้จะช่วยอัพเดทสถานะสินค้าระหว่างผลิต (goods-in-progress) และช่วยให้องค์กรสามารถติดตามจำนวนสินค้าที่ผลิตได้จริง (actual output) เทียบกับการคาดการณ์ในการผลิต นอกจากนี้จะช่วยให้เห็นภาพของพื้นที่ผลิตแบบ real-time ตรวจจับข้อมูลสินค้าที่อยู่ในระหว่างดำเนินการและสินค้าสำเร็จรูป ทั้งยังคำนวณเวลาเฉลี่ยในการผลิตสินค้าชิ้นหนึ่ง ๆ และเปรียบเทียบ supply กับ demand ที่ได้ลองคาดการณ์ไว้เพื่อที่จะสามารถวางแผนการผลิตสินค้าได้เพียงพอ
4. การบริหารสินค้าคงคลัง
Module เกี่ยวกับการบริหารสินค้าคงคลัง จะช่วยทำให้สามารถควบคุมสินค้าคงคลังได้ โดยการติดตามปริมาณสินค้าและตำแหน่งที่ตั้งของรหัสสินค้าแต่ละตัว (SKU) module นี้ไม่เพียงแต่จะช่วยให้เห็นภาพที่สมบูรณ์ของคลังสินค้าเท่านั้นแต่รวมไปถึงยังสามารถบูรณาการเข้ากับเครื่องมือในการจัดซื้อจัดจ้างได้อีกด้วย feature ชิ้นนี้จะช่วยให้ธุรกิจจัดการกับค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ของสินค้าคงคลัง สำรวจปริมาณของสต็อคว่ามีเพียงพอโดยที่ไม่ต้องวุ่นวายกับตัวเงินของในคลังได้ แอพพลิเคชั่นในการบริหารจัดการสินค้าคงคลังยังจะช่วยให้ชั่งน้ำหนักระหว่าง trend การขายกับสินค้าที่มีอยู่ ซึ่งจะช่วยให้องค์กรตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลที่มีอยู่ในการเพิ่มกำไรและเพิ่มการหมุนเวียนสินค้า เพื่อให้รู้ว่าสินค้าคงคลังมีการขายออกไปหมดเท่าไรในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ เพราะจะช่วยลดการขาดแคลนสินค้าหรือความล่าช้าได้ ซึ่งจะช่วยให้เรื่องของการบริการลูกค้าดีขึ้นได้
5. การบริหารจัดการการสั่งซื้อสินค้าและบริการ
Module นี้ช่วยตั้งแต่ในเรื่องของการทำใบเสร็จต่าง ๆ ไปจนถึงการจัดส่งสินค้า ระบบจะดู order ทั้งหมดที่มีในคลังสินค้า ศูนย์กระจายสินค้าและร้านค้าปลีกต่าง ๆ หลังจากที่ผู้บริโภคกดสั่งสินค้าใส่ในตะกร้าและจะติดตามสถานะว่ามีการจัดเตรียมลงกล่องและส่งสินค้าออกไปยังผู้บริโภคแล้วหรือยัง ซึ่งในส่วนนี้จะช่วยป้องกันการสูญหายของ order และทำให้เพิ่มอัตราการจัดส่งที่ตรงเวลามากขึ้นเพื่อรักษาความพึงพอใจของลูกค้าและตัดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นจากการจัดส่งแบบเร่งด่วนออกไป
ยิ่งแอพพลิเคชั่นมีความก้าวหน้ามากเท่าไร จะยิ่งช่วยให้องค์กรกำหนดตัวเลือกที่คุ้มค่าเพื่อให้ยอด order ทะลุเป้า ไม่ว่าจะเป็นยอดระหว่างจากร้านค้า คลังสินค้า หรือพาร์ทเนอร์โดยยึดจากคลังสินค้าที่มีอยู่และแหล่งของผู้ซื้อ
6. การบริหารคลังสินค้า
Module นี้จะช่วยให้ให้ธุรกิจที่มีคลังสินค้ามีการตัดสินใจทางการเงินที่รวดเร็ว (ROI) สาเหตุเพราะแอพพลิเคชั่นนี้สามารถแนะนำพนักงานคลังสินค้าเกี่ยวกับกระบวนการต่าง ๆ ให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยยึดจากการวาง layout ต่าง ๆ ในการจัดเก็บสินค้า ตั้งแต่การนำสินค้ามาส่ง การหยิบสินค้า การบรรจุสินค้า รวมถึงการส่งสินค้าออก สิ่งนี้จะช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนกำลังคนจากปริมาณสินค้าได้ Module ตัวนี้ยังช่วยในเรื่องของขั้นตอนการหยิบสินค้าอีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นการหยิบสินค้าแบบ หยิบเป็นชุด หยิบแบบคลื่น หรือหยิบเป็นโซน ซึ่งขึ้นอยู่กับว่าการหยิบสินค้าแบบใดมีประสิทธิภาพมากกว่ากันและในบาง module จะสามารถบอกได้อีกว่าเส้นทางการหยิบแบบใดทำให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด
เมื่อ module นี้ถูกรวมไว้กับแอพพลิเคชั่นเกี่ยวกับการบริหารจัดการสินค้าคงคลังและการบริหารจัดการการสั่งซื้อสินค้าและบริการ พนักงานคลังสินค้าจะสามารถเลือกสินค้าที่ถูกต้องและส่งสินค้าออกอย่างรวดเร็ว เพราะยิ่งการจัดส่งสินค้าเร็วเท่าไรจะยิ่งเพิ่มระดับความพึงพอใจของลูกค้ามากขึ้นเท่านั้น
7. การจัดการห่วงโซ่อุปทาน
Feature นี้จะช่วยให้สามารถควบคุมการเคลื่อนไหวของจำนวนวัสดุและสินค้าที่มีอยู่ในห่วงโซ่อุปทาน ตั้งแต่ supplier ย่อย ไปจนถึง supplier เจ้าใหญ่ ไปถึงผู้ผลิต ส่งต่อไปยังผู้จัดจำหน่าย และส่งต่อไปถึงผู้ค้าปลีกไปจนถึงลูกค้า ซึ่ง feature นี้จะช่วยให้องค์กรสามารถจัดการวัสดุหรือสินค้าที่ถูกตีกลับมาเพื่อขอคืนเงินหรือขอทดแทนสินค้า
ซึ่งจริง ๆ แล้ว การจัดการห่วงโซ่อุปทานจะรวม module ไว้หลายตัวไม่ว่าจะเป็นการจัดซื้อจัดจ้าง การจัดการสินค้าคงคลัง การผลิต การบริหารจัดการซื้อสินค้าหรือบริการและการบริหารจัดการคลังสินค้า อย่างไรก็ตาม module นี้ยังมี function ที่อยู่เหนือ module อื่น ๆ อยู่มาก
8. การบริหารจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า
CRM Module จะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับกลุ่มลูกค้าและกลุ่มที่มีศักยภาพและสนใจในสินค้า (prospect) ไม่ว่าจะเป็นประวัติการสนทนา อย่างเช่นวันที่และเวลาของการโทรติดต่อหรือส่งอีเมล รวมไปถึงประวัติการซื้อสินค้า ซึ่ง CRM จะช่วยพนักงานแผนกบริการลูกค้าให้เข้าถึงข้อมูลเหล่านี้ได้ง่ายขึ้นเมื่อต้องทำงานกับกลุ่มลูกค้าเหล่านี้
หลาย ๆ ธุรกิจใช้ CRM feature เข้ามาเพื่อบริหารกับแนวโน้มของยอดขายและโอกาสทางการขายที่จะเกิดขึ้นต่าง ๆ CRM สามารถติดตามการสนทนากับกลุ่ม prospect และแนะนำได้ว่าลูกค้ากลุ่มใดเป็นกลุ่มเป้าหมายเพื่อที่จะออกโปรโมชั่นได้ตรงกลุ่ม หรือมองเห็นโอกาสในการเสนอขายสินค้าเพิ่มเติม (cross-sell opportunities) ยิ่ง module ตัวนี้มีแข็งแกร่งมากเท่าไร จะยิ่งช่วยให้ธุรกิจจัดประเภทลูกค้าได้ดีขึ้นเพื่ออกแบบการตลาดไปยังกลุ่มเป้าหมาย รวมไปถึงมีเครื่องมือในการสร้างรายงานแบบต่าง ๆ ได้อีกด้วย
9. ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับบริการระดับมืออาชีพ (Professional Services Automation: PSA)
ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับบริการระดับมืออาชีพ หรือการบริหารจัดการทรัพยากรบริการ จะเป็นตัวที่ช่วยให้องค์กรวางแผนและบริหารจัดการโปรเจ็คต่าง ๆ ซึ่งจะพบการใช้งานมากในธุรกิจด้านบริการ แอพพลิเคชั่นนี้จะช่วยติดตามสถานะของโปรเจ็ค การบริหารทรัพยากรณ์มนุษย์ตั้งแต่ต้นจนจบ และช่วยให้ผู้จัดการสามารถอนุมัติค่าใช้จ่ายและ timesheet ต่าง ๆ ได้ ทั้งยังทำให้เกิดความร่วมมือระหว่างทีมในการจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ในที่ ๆ ต้องจัดเก็บข้อมูลร่วมกันได้อย่างสะดวกมากขึ้น module นี้ยังช่วยจัดเตรียมและส่งออกบิลต่าง ๆ ให้กับลูกค้าตามข้อกำหนดการเรียบเก็บเงินตามรอบบิลอีกด้วย
10. การบริหารจัดการกำลังคน
Module เกี่ยวกับเรื่องการบริหารจัดการกำลังคนจะคล้ายคลึงกับการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ แต่จะถูกออกแบบมาใช้ในองค์กรที่มีการให้ค่าจ้างลูกจ้างแบบรายชั่วโมง มากกวาแบบรายเดือน เนื่องจากสามารถตรวจสอบการมาทำงาน จำนวนชั่วโมง การประเมินผลิตภาพ (productivity) และการขาดงานได้
ซึ่งระบบบัญชีเงินเดือน (Payroll) ก็จะถูกจัดไว้ใน module นี้เช่นกัน จะช่วยให้การทำข้อมูลค่าจ้างที่มีตัวเลขการหักภาษีอย่างถูกต้องและสามารถตั้งเวลาการจัดส่งเอกสารได้ พร้อมยังสามารถจัดการกับค่าชำระเงินคืนต่าง ๆ และยังช่วยสร้างรายงานเกี่ยวกับค่าจ้าง ค่าทำงานล่วงเวลาและ KPI ได้อีกด้วย
11. การบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRM)
Module ที่จะช่วยเรื่องของการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRM) มักจะเป็น module ที่ครอบคลุมการจัดการบุคลากรและยังเสนอความสามารถของ module ในด้านอื่น ๆ อีกด้วย ซึ่ง HRM ก็เปรียบเสมือน CRM ที่กลุ่มลูกค้าคือพนักงาน และ Module ที่เป็นที่นิยมนี้จะช่วยเก็บบันทึกข้อมูลพนักงานทุกคนที่ค่อนข้างละเอียดและเก็บไว้เป็นเอกสาร เช่น การทบทวนผลการปฏิบัติงาน ลักษณะงานของตำแหน่งต่าง ๆ และหนังสือเข้ารับทำงาน นอกจากนี้ไม่ได้เพียงช่วยติดตามชั่วโมงการทำงาน แต่ยังดูลึกไปถึงการลางาน/ลาป่วย แบบได้รับค่าจ้าง และข้อมูลสวัสดิการต่าง ๆ
และด้วยการที่องค์กรเก็บข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานทั้งองค์กรไว้เป็นจำนวนมาก module นี้จะช่วยลดจำนวนข้อมูลที่ซ้ำกันหรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ที่หลาย ๆ องค์กรเก็บข้อมูลไว้ใน spreadsheet ที่หลากหลาย
12. Ecommerce
ERP vendor บางรายมักจะเสนอขาย Ecommerce Module สำหรับธุรกิจทีต้องการขายของผ่านทางออนไลน์ เนื่องจาก module ตัวนี้จะทำให้องค์กรได้ทำทำการค้าระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ (Business-to-Business) และการทำธุรกิจกับผู้บริโภค (Business-to-Consumer : B2C) ได้อย่างรวดเร็วบนเว็บไซต์ ทำให้เกิดการนำแอพพลิเคชั่นที่พัฒนาเครื่องมือที่ใช้งานง่ายเพื่อให้พนักงานสามารถเติมสินค้าได้ง่าย อัพเดทข้อมูลสินค้าได้ (รายละเอียดสินค้า ชื่อสินค้า สเปคสินค้า รูปภาพและอื่น ๆ) และยังทำให้เปลี่ยนโฉมหน้าและความรู้สึกที่มีต่อเว็บไซต์อีกด้วย
เมื่อแอพพลิเคชั่นนี้ได้รวมเข้ากับ ERP ทำให้การใช้จ่าย ยอดสั่งซื้อและสินค้าคงคลังที่เก็บไว้ใน ecommerce module เคลื่อนย้ายไปสู่ database ต่าง ๆ ที่ได้แชร์ไว้ เพื่อให้มั่นใจว่าธุรกรรมทั้งหมดได้ถูกนำไปเก็บไว้ในสมุดบัญชีแยกประเภท สินค้าที่หมดสต็อคแล้วได้ถูกนำออกไปจากเว็บไซต์ และสินค้ามีการจัดส่งตรงเวลา
13. ระบบการทำงานทางตลาดแบบอัติโนมัติ
คล้าย ๆ กับ e-commerce หลาย ๆ vendor เริ่มมีการพัฒนา module เกี่ยวกับการทำตลาดออนไลน์แบบอัติโนมัติ เพื่อบริหารแคมเปญการตลาดต่าง ๆ ในช่องทางออนไลน์ อย่างเช่น อีเมล เว็บไซต์ โซเชียลมีเดียต่าง ๆ และ SMS โดยระบบจะทำการส่งอีเมลไปยังกลุ่มลูกค้าที่ได้แบ่งกลุ่มไว้ต่าง ๆ ตามข้อกำหนดของแคมเปญนั้น ๆ แบบอัติโนมัติเพื่อให้ลูกค้าได้รับข้อมูลข่าวสารที่เกี่ยวข้องกับพฤติกรรมการใช้สินค้าของตน
Software ตัวนี้แม้ว่าจะอยู่ในระบบ ERP หรือระบบอื่น ๆ ก็ตาม ต่างสามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับผลประกอบการของแคมเปญต่าง ๆ ได้แบบละเอียด เพื่อช่วยให้สามารถนำข้อมูลมาวางแผนทิศทางและการใช้จ่ายในด้านการตลาดในการอนาคตได้ ซึ่งแอพพลิเคชั่นเหล่านี้จะช่วยให้เกิดกลุ่มที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า ความจงรักภักดีต่อแบรนด์ เงินค่าล่วงเวลา และยอดขาย
Comentarios