5 วิธีเลือกระบบ ERP ที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ
- Boom
- 31 ม.ค. 2567
- ยาว 2 นาที
อัปเดตเมื่อ 16 เม.ย. 2567
การเลือกระบบการวางแผนทรัพยากรในองค์กร (ERP) ไม่ใช่การตัดสินใจที่เป็นเรื่องเล็ก ๆ และการตามหาระบบ ERP ที่เหมาะกับธุรกิจแม้ว่าเราอาจจะมองว่าเป็นเรื่องสนุก น่าตื่นเต้น แต่ก็เป็นเรื่องซับซ้อนและชวนตึงเครียดเช่นกัน
หลาย ๆ องค์กรต่างต้องการให้ระบบ ERP เข้ามาช่วยประสานงานการทำงานของหน่วยงานต่าง ๆ เข้าด้วยกัน และแน่นอนว่าต้องเป็นระบบ Software ที่ดีที่สุด รวมถึงการมี vendor ที่ให้บริการระดับดีเยี่ยม
การเลือกระบบ ERP เป็นความท้าทายอย่างหนึ่ง เนื่องจาก software และผู้ขายระบบเหล่านี้มีจำนวนเยอะมากและเกิดขึ้นใหม่ตลอดเวลา รวมถึงต่างต้องการเป็นที่สนใจ องค์กรจะรู้ได้อย่างไรว่าพวกเขาเจอ software ที่ใช่แล้วและนี่คือ 5 วิธีที่จะช่วยให้องค์กรของคุณเลือกระบบ ERP ที่ใช่
1) กำหนดความต้องการของระบบ ERP
องค์กรจะต้องประเมินความต้องการที่ใหญ่ที่สุดก่อน โดยชั่งน้ำหนักระหว่าง pain point กับความต้องการในอนาคต โดยสามารถลองใช้คำถามเหล่านี้ในการมองหา pain point ในองค์กร
รายงานทางการเงิน - องค์กรจะรู้ได้อย่างไรว่าได้รับรายงานทางการเงินที่เชื่อถือได้ ถูกต้องและตรงเวลา
การวิเคราะห์และข้อมูล – ทัศนวิสัยขององค์กรเป็นอย่างไรในเรื่องงานขาย การผลิต และกระบวนการจัดซื้อ ?
การใช้เทคโนโลยีทำงานแทนคน (automation) – องค์กรมีกระบวนการอะไรบ้างที่ต้องการเทคโนโลยีมาทำงานแทนคน ? องค์กรสามารถหันมาใช้ software ในเรื่องของต้นทุนงาน (job costing) ใบสั่งขาย (sales orders) หรือเรื่องของการบริหารจัดการห่วงโซ่อุปทาน (supply chain management) ได้หรือไม่ ? มีกระบวนการอะไรบ้างที่เปลี่ยนเป็นระบบอัติโนมัติแล้วจะดีกว่า ?
ประสบการณ์ของผู้ใช้งาน (UX) – software จะมีการรับรู้ได้อย่างไร ? software จะมีผลกระทบกับผลิตภาพ (productivity) ของพนักงานอย่างไร? ต้นทุนและผลประโยชน์ที่องค์กรจะได้คืออะไร ?
การเข้าถึงโทรศัพท์มือถือ – ผู้ใช้งานจะสามารถเข้า software ผ่านโทรศัพท์มือถือที่ต้องการใช้งานแบบ real-time ได้อย่างไร ? ผู้ใช้งานประเภทใดที่ต้องการใช้งานผ่านโทรศัพท์มือถือ ?
ผู้มีอำนาจตัดสินใจควรจะพิจารณาว่าทีมใดควรจะต้องมีการนำ ERP ไปปรับใช้ในทีม เช่น ทีมบัญชี ทีมขาย หรืองานธุรการ และในหน้างานมีอะไรบ้างที่แต่ละทีมยังไม่รู้ เพื่อที่จะลองดูว่าหน้างานของแต่ละทีมมีความท้าทายอะไรบ้างที่พวกเขาต้องเจอในแต่ละวัน
2) คัดเลือกผู้สนับสนุนภายในองค์กร (internal sponsors)
ผู้นำในองค์กรควรจะสนับสนุนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (stakeholders) และเหล่า influencers ให้เข้ามามีส่วนร่วมมากขึ้น โดยลองแต่งตั้งให้บุคคลเหล่านี้เป็นผู้สนับสนุนภายในองค์กร (internal sponsors) โดยเป็นตัวแทนจากแผนกต่าง ๆ ที่อาจจะได้รับผลกระทบจากการลงทุนในระบบ ERP ยกตัวอย่างเช่น แผนกการเงิน แผนกคลังสินค้า แผนก HR และแผนกขาย เป็นต้น ซึ่งผู้สนับสนุนภายในองค์กรเหล่านี้จะต้องแสดงให้เห็นว่าพวกเขามีความสอดคล้องกับภาพใหญ่ของเป้าหมายองค์กร มีความสนใจเรื่องนวัตกรรมดิจิทัล และมีความสามารถที่จะนำ ERP มาปรับใช้ภายในหน่วยงานได้และแน่นอนว่าองค์กรต่าง ๆ จะมี pain point ความต้องการจำเป็น และความต้องการในอนาคตที่แตกต่างกัน และการหันมาวิเคราะห์ถึงความต้องการของแต่ละหน่วยงานอาจใช้เวลานานในระยะแรก แต่สิ่งนี้จะช่วยประหยัดเวลา ทรัพยากร และอุปสรรคในระยะยาวได้
3) ประเมินตัวเลือกต่าง ๆ ของระบบ ERP
ตัวเลือกของระบบ ERP มีอยู่มากมายและมันดูจะเป็นเรื่องที่ตัดสินใจยาก หากตั้งใจจะเลือกที่ดีที่สุดสองหรือสามอันดับแรกเท่านั้น ผู้นำในองค์กรเองไม่ได้มีเวลาที่จะนั่งอ่านข้อมูลผ่านโบรชัวร์ หรือสอบถามข้อมูลทางโทรศัพท์ ฉะนั้นคำถามเหล่านี้จะช่วยให้ผู้นำในองค์กรจำกัดตัวเลือกที่ไม่จำเป็น ลดเวลา และไม่ทำให้ปวดหัวอีกด้วย
ประสบการณ์ในอุตสาหกรรม – ในวงการอุตสาหกรรมของคุณส่วนใหญ่เลือกใช้ vendor เจ้าไหน ? ระดับความเชี่ยวชาญของ vendor ที่มีต่ออุตสาหกรรมของคุณอยู่ในระดับใด ?
การปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการและการนำไปปรับใช้ (customizations and applications) – ERP platform ที่จะเลือกนั้นสามารถนำไปพัฒนาต่อเพื่อนำไปปรับใช้งานอื่น ๆ เพิ่มเติมต่อได้หรือไม่ เพื่อให้ตรงกับความต้องการขององค์กร ?
การพลิกแพลง – องค์กรต้องการให้ software สามารถนำไปพลิกแพลงต่อได้ทั้งในปัจจุบนและอนาคตอย่างไร ? และการปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการต้องอยู่ที่ระดับใดถึงจะสามารถนำมาใช้งานในอุตสาหกรรมของคุณได้ ?
การรายงาน – ERP Software จะสามารถรองรับในเรื่องของการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการรายงานผลได้อย่างไร ?
ในบรรดาระบบ ERP ที่มีอยู่นั้น บาง software มีการใช้เทคโนโลยีที่ทำงานโดยใช้อินเตอร์เน็ตออนไลน์ (cloud-based software) ที่ช่วยให้หน้างานมีความคล่องตัวและทำงานเป็นอัติโนมัติมากขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน แทนที่จะใช้แอพพลิเคชั่นหลาย ๆ ไปตามแผนกและหน่วยงานต่าง ๆ ในองค์กร ซึ่งข้อดีคือทุก ๆ อย่างสามารถจัดการและนำมารวมกันไว้ได้ในที่เดียว ซึ่งผลลัพธ์นั้นคุ้มค่าทั้งไม่ว่าจะเป็นเรื่องของงบประมาณ ช่วยให้ตัดสินใจได้เร็วขึ้น และยังความสามารถให้พัฒนาต่อได้ โดยไม่ต้องทำงานให้ช้าลงเมื่อมีเทคโนโลยีนี้เข้ามา
4. จัดลำดับตัวเลือกของคุณ
เมื่อผู้นำในองค์กรได้ลองจำกัดตัวเลือกให้เหลือ 2 ถึง 3 vendor แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือต้องมั่นใจว่า vendor ที่เลือกมานั้นมีประสิทธิภาพและมีกระบวนการการจัดสร้างระบบที่มีประสิทธิภาพเช่นกัน รวมถึงให้ความช่วยเหลืออย่างต่อเนื่อง ในขณะที่ vendor นำเสนอให้กรอบเวลาในการขึ้นระบบ จะต้องพิจารณาถึงขั้นตอนต่าง ๆ ของการจัดสร้างระบบให้ดี ตั้งแต่ก่อนการขึ้นระบบ หลังขึ้นระบบเสร็จสิ้นแล้ว ไปจนถึงการช่วยเหลืออย่างต่อเนื่องตั้งแต่ต้นจนจบ
และปัจจัยสำคัญต่าง ๆ เหล่านี้เป็นสิ่งที่ต้องพิจารณาในการเลือก vendor
ความรอบรู้ในอุตสาหกรรม – ระดับของความรู้เชิงลึกในด้านอุตสาหกรรมนั้น ๆ อยู่ในระดับใด ? vendor มีผู้เชี่ยวชาญในทีมที่มีความรู้ในอุตสาหกรรมนั้น ๆ ที่จะสามารถเข้าใจความต้องการและเป้าหมายขององค์กรหรือไม่?
ความสามารถในการปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการ (customization abilities) – vendor สามารถปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการได้ในระดับใด ? vendor มีความรู้มากพอที่จะปรับแต่งและประยุกต์ระบบเพื่อให้ตรงกับความต้องการหรือไม่ หรือจะส่งมอบงานแบบเดิม ๆ ไม่ได้ปรับเปลี่ยนอะไร?
การนำมาใช้จริง – ระยะเวลาในการขึ้นระบบคือช่วงใด ? กรอบเวลาที่ vendor ให้มา จะทำให้ได้ชิ้นผลงานที่น่าทึ่งหรือเพียงแค่ทำผลงานให้เสร็จตามกำหนด
มีการจัด training ให้ทีมงาน - ทาง vendor มีการจัด training อะไรบ้างตั้งแต่ก่อนที่ขึ้นจะระบบและหลังจากที่ระบบเสร็จสิ้นแล้ว? มีทรัพยากรอื่น ๆ เพิ่มเติมอะไรบ้างที่จะช่วยให้พนักงานรู้สึกสนุกที่ได้ใช้งานระบบได้ราบรื่น ?
บริการช่วยเหลือ – มีการให้ความช่วยเหลืออย่างต่อเนื่องและการให้ความร่วมมือเป็นแบบไหน ? จะได้ทำงานร่วมกับ vendor ทีมเดิมที่รู้จักกับองค์กรเป็นทุนเดิมและรับรู้ที่มาที่ไปมาบ้างแล้วหรือไม่ ?
5) คัดเลือก vendor และระบบ ERP
เมื่อผู้นำในองค์กรได้ลองจัดลำดับความสำคัญของความต้องการในองค์กร และตัดสินใจแล้วว่าใครในองค์กรจะสามารถเข้ามาช่วยในส่วนนี้ได้ รวมถึงสามารถให้คำตอบได้แล้วว่าระบบแบบใดและ vendor เจ้าไหนที่จะตอบสนองเป้าหมายธุรกิจได้แล้ว องค์กรสามารถเลือกสิ่งที่เหมาะสมกับองค์กรได้เลย
แต่ถึงอย่างไรก็ตาม มีสิ่งหนึ่งที่ผู้นำในองค์กรควระพิจารณาเพิ่ม นั่นก็คือ ชื่อเสียงและ solution ของ vendor - ประสบการณ์ของ vendor อยู่ในระดับใด ? พวกเขาจะสามารถรู้ปัญหาที่จะเกิดล่วงหน้าและเตรียมรับมือได้หรือไม่ ? ระยะเวลาที่ vendor จะเข้ามาช่วยดูระบบยาวนานแค่ไหน ? มีเสียงยืนยันจากผู้ใช้งานจริงเพื่อเป็นการยืนยันถึงความสำเร็จของ vendor กลุ่มนี้หรือไม่ ? มี case ต่าง ๆ ที่เคยนำ software ไปใช้แล้วมีตัวอย่างมาให้เห็นหรือไม่ เพื่อที่เราจะได้เห็นภาพมากขึ้น ?
Comments