ตัวอย่างและประโยชน์จากการใช้ ERP (1/2)

15 ตัวอย่างการนำ ERP ไปใช้จริง

หากคุณเป็นเจ้าของกิจการหรือหัวหน้าฝ่ายการเงิน คุณคงทราบดีว่า ระบบ ERP “คืออะไร” ERP คือการรวมข้อมูลไว้เป็นหนึ่งเดียวและมีชุด application ต่างๆ รวมเข้าไว้ด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็น การเงิน ห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) HR การบริการลูกค้า และข้อมูลอื่นๆ เกี่ยวกับกระบวนธุรกิจ การนำ ERP มาใช้งานทำให้เกิดผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ที่รวดเร็วผ่าน insight ต่างๆ และการมีประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นช่วยให้องค์กรประหยัดเงินได้

แต่องค์กร “จะทำอย่างไร” ที่จะใช้ modules ต่างๆ ของ ERP ให้ได้ประโยชน์ที่แท้จริง บทบาทของระบบ ERP แต่ละส่วนคืออะไรที่จะช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ เราจะอธิบายตัวอย่างของการนำ ERP แต่ละ module ไปใช้จริง และดูว่าระบบนี้ช่วยธุรกิจในมุมที่แตกต่างกันอย่างไร

1. การบริหารจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management)

ในอดีตทีมจัดการสินค้าปลีก จะยึดข้อมูลระดับสินค้าคงคลังจากการตรวจนับสินค้าคงเหลือทั้งหมดในครั้งเดียว (physical count) ซึ่งติดตามได้จาก spreadsheet แต่พนักงานในคลังสินค้ากลับไม่เชื่อข้อมูลนี้ และสินค้าต่างๆ หมดสต็อคเนื่องจากบริษัทจะสั่งสินค้าก็ต่อเมื่อของต่างๆ ในชั้นวางสินค้าใกล้หมด การเติมสต็อคค่อนค้างช้าและไม่มีประสิทธิภาพเนื่องจากพนักงานคลังสินค้าประสบปัญหากับการหาสินค้าไม่เจอบ่อยครั้ง

แต่เมื่อผู้ค้าปลีกหันมาใช้ module เกี่ยวกับการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง ทำให้เห็นถึงระดับสินค้าคงคลังแบบ real-time และอัพเดทสต็อคระหว่างจัดส่งไปทางคลังสินค้า ในทุกๆ เช้า ผู้จัดการฝ่ายปฎิบัติการ (operation manager) สามารถเปรียบเทียบปริมาณสินค้าคงคลังที่มีอยู่กับข้อมูลการขาย เพื่อตัดสินใจว่าบริษัทควรจะทำใบสั่งซื่อสินค้าเข้ามาเพิ่มหรือไม่ และะทีมคลังสินค้าเองก็สามารถเพิ่ม order รายวันได้ เนื่องจากแอพพลิเคชั่นสามารถแสดงข้อมูลสินค้าทุกตัวในพิกัดที่ถูกต้องได้

1. การจัดซื้อ (Purchasing)

ปรกติแล้วผู้ผลิตใช้เวลาในการหา suppliers และรวบรวมใบเสนอราคาเกี่ยวกับวัตถุตั้งต้นที่จะนำมาผลิตสินค้าเป็นเวลานาน  และพนักงานเองจะต้องส่งใบเสนอราคา เปรียบเทียบ เลือก supplier และทำใบสั่งซื้อแบบ manual ทำให้พนักงานเองหลงลืมที่จะอัพเดทรายชื่อและข้อมูลการติดต่อ supplier ที่ถูกเลือก ส่งผลให้กระบวนการทำงานช้าลงกว่าเดิม

แต่เมื่อลงทุนซื้อ module เกี่ยวกับการจัดซื้อแล้ว ผู้ผลิตสามารถขอใบเสนอราคาได้แบบอัติโนมัติ เก็บข้อมูลการตอบกลับได้ไว้ในที่เดียว และส่งใบ PO ได้เพียงไม่กี่คลิก ทำให้ช่วยลดเวลาลงไปมาก และ module นี้จะช่วยเก็บรายชื่อ supplier เจ้าต่างๆ และให้ผู้ผลิตสามารถติดตามสถานะของ PO ที่ค้างชำระแต่ละตัวได้

1. การขายและการตลาด (Sales and Marketing)

เมื่อทีมขายที่มากประสบการณ์ที่ทำงานอยู่ในบริษัทที่มีขนาดกลางรู้สึกท้อแท้มากขึ้นเรื่อย ๆ กับงานที่ต้องออกใบเสนอราคาและใบสั่งขาย ตัวแทนขายเองก็พบอุปสรรคกับการตามว่าจะมองหาผู้ที่มีโอกาสจะมาเป็นลูกค้าได้จากที่ใดในสายงานขายนั้นและยังต้องมาดูอีกว่าผู้บริภาคท่านใดพร้อมที่จะทำการสั่งซื้อสินค้าอีกครั้ง อีกทั้งธุรกิจเองก็ต้องการขยายฐานลูกค้าที่เป็นกลุ่มลูกค้าที่มีโอกาสจะมาซื้อสินค้า (potential buyers) เช่นกัน แต่กลับไม่รู้วิธีการบริหารจัดการอีเมลในเชิงการตลาด ช่องทางการติดต่อ และสื่อดิจิทัล

แอพพลิเคชั่น ERP จึงเข้ามาช่วยตัวแทนฝ่ายขายในการเปลี่ยนใบเสนอราคาให้เป็นใบสั่งขายได้เพียงเวลาไม่กี่นาทีและส่งเข้าระบบเพื่อทำใบกำกับภาษีส่งให้ลูกค้าต่อไป ทีมขายและทีมการตลาดเองก็จะเห็นว่าลูกค้าอยู่ในกระบวนการสั่งซื้อขั้นใดแล้วเพื่อที่จะได้ตัดสินว่าจะต้องทำสิ่งใดต่อไป เครื่องมือทางการตลาดจาก ERP ก็จะช่วยให้ผู้จัดจำหน่ายสร้างรายชื่อลูกค้าและเจาะกลุ่มที่มีโอกาสจะเป็นลูกค้ากลุ่มใหม่เพื่อส่งอีเมลและสื่อโฆษณาผ่านช่องทางต่าง ๆ ซึ่งจะช่วยเพิ่มยอดขายประจำปีได้มากถึง 10%

1. การผลิต (Manufacturing)

ในช่วงปีแรก ๆ ผู้ผลิตรายย่อยมักเลือกใช้กระดาษและ spreadsheet ในการตรวจสอบวัตถุตั้งต้นในการผลิตและจำนวนการผลิตรายวัน แต่เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ทำให้การทำงานแบบ manual กลายเป็นอุปสรรคใหญ่ องค์กรต้องสูญเสียเวลาการผลิตไปจำนวนมากจากการขาดสต็อคของวัตถุดิบและการคำนวณปริมาณการผลิตเองก็เป็นเรื่องยากอีกด้วย

หลังจากที่มีการซื้อ Module เกี่ยวกับการผลิต ทำให้ผู้ผลิตหลายรายสามารถเห็นแผนการผลิตในหลายๆ เดือนข้างหน้าได้ และเปรียบเทียบวัตถุที่มีอยู่กับ order ที่ต้องจัดหาได้ นอกจากนี้ยังสามารถติดตามผลผลิตตามแผนที่วางไว้ และเมื่อความต้องการเพิ่มขึ้นก็จะสามารถสั่งซื้อวัตถุดิบปริมาณที่เพิ่มขึ้นได้และจ้างพนักงานเพิ่มขึ้น

5.  การบริหารจัดการทางการเงิน (Financial Management)

ด้วยโฟกัสที่มุ่งมั่นต่อการบริการลูกค้าที่เป็นเลิศ แม้แบรนด์ที่มีการขายสินค้าด้วยการติดต่อกับลูกค้าโดยตรง (direct-to-customer : D2C) มักจะมี CRM และมีแพลตฟอร์มการทำการตลอดออนไลน์ แต่ทุกอย่างยังคงต้องขึ้นอยู่กับเครื่องมือ online banking และจำนวน spreadsheet ที่ผสมปนเปกันไปหมด และยังต้องติดตามบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้แบบ manual ที่ใช้เวลาดำเนินการนานอีกด้วย สิ่งเหล่านี้เองทำให้องค์กรไม่ทราบถึง insight ต่าง ๆ ซึ่งทำให้องค์กรอาจอยู่ในจุดอันตรายได้ในหลาย ๆ ครั้ง

จากเหตุการณ์เหล่านี้ทำให้แบรนด์ต่าง ๆ หันมาเลือกใช้ module การบริหารจัดการทางการเงิน เพื่อเก็บข้อมูลบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้ทั้งหมด รวมถึงสามารถบริหารสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปได้อีกด้วย ปัจจุบันองค์กรต่าง ๆ สามารถควบคุมการไหลเวียนของเงินในธุรกิจ (cash flow) และการใช้จ่ายต่าง ๆ ได้ module นี้จะช่วยให้นักบัญชีต้องสร้าง document ทางการเงินต่าง ๆ ให้ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นใบรายการแจ้งยอดรับและจ่ายเงิน (balance sheet) งบบัญชีกระแสเงินสด (cash flow statement) และใบเสร็จรับเงิน (payment receipts) ระบบ ERP ยังใช้ AI และ Machine Learning ในการชี้จุด error หรือการฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้นได้โดยเปรียบเทียบธุรกรรมกับข้อมูลที่กรอกเข้าระบบจำนวนนับพัน

6.  การบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM)

เมื่อรายได้ของอุตสาหกรรมค่อนข้างคงที่จากการแข่งขันที่เพิ่มขึ้น ผู้จัดจำหน่ายย่อมต้องการหากลุ่มลูกค้าใหม่และค้นพบโอกาสในการเพิ่มยอดขายกับกลุ่มลูกค้าเดิมไปพร้อม ๆ กัน แต่ข้อมูลของกลุ่มลูกค้าเหล่านี้กลับไม่สมบูรณ์และไม่สอดคล้องกัน

ผู้จัดจำหน่ายจึงควรลงทุน CRM ERP Module เพราะเมื่อลูกค้าหรือกลุ่มที่มีโอกาสจะเป็นลูกค้ากรอกแบบฟอร์มบนเว็บไซต์แล้ว ข้อมูลทุกอย่างจะส่งตรงเข้าสู่ CRM และจะสร้างการแจ้งเตือนเพื่อให้ตัวแทนฝ่ายขายทำการติดตามลูกค้าในทันที module นี้จะรวมข้อมูลประวัติการซื้อของลูกค้าทุกรายไว้ที่ศูนย์กลาง ทำให้ธุรกิจสามารถล็อคกลุ่มลูกค้ากับสินค้าอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเขาได้ เช่นผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ จากแบรนด์หรือของเพิ่มเติมอื่น ๆ เมื่อลูกค้ามีคำถามหรือเกิดปัญหากับสินค้า ทีมบริการลูกค้าจะสามารถแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงทีเนื่องจากเห็นกระบวนการต่าง ๆ ทั้งหมดที่เกิดขึ้นกับลูกค้า

7. การจัดการห่วงโซ่อุปทาน (SCM)

เมื่อบริษัทผู้ค้าปลีกที่มีการเติบโตอย่างรวดเร็วมักประสบปัญหากับการรับมือกับจำนวน order ที่เพิ่มขึ้นและสินค้าจัดส่งช้า ซึ่งเป็นเรื่องยากที่จะรับมือไหว แม้ว่าองค์กรจะมีการจัดการกับสินค้าคงคลังและจำนวน order แล้วก็ตาม กลับกลายเป็นว่ายิ่งทำให้การติดตามใบสั่งซื้อ ยอดสั่งซื้อสินค้าและการจัดส่งเป็นไปยากขึ้น

องค์กรจึงหันมาใช้ SCM Module เพื่อช่วยให้ผู้ค้าปลีกจัดการกับยอดสั่งซื้อ สามารถควบคุมการผลิตและเปรียบเทียบระหว่างความต้องการและ จัดลำดับ order ต่างๆ โดยดูได้ว่าสินค้าจะไปถึงคลังเมื่อไร และ module นี้จะมีประโยชน์อย่างมากเมื่อลูกค้ามีการขอคืนสินค้า พนักงานเพียงแค่สแกนสินค้า เก็บข้อมูลต่างๆ ของสินค้าแต่ละตัว และทำการเปลี่ยนสินค้าคืนให้หากจำเป็น เพียงเท่านี้ธุรกิจก็จะอยู่ในจุดที่คล่องตัวขึ้นในขณะที่ยอดขายเติบโตขึ้นเรื่อย ๆ